ToolBox professionnalise le volontariat de compétences

Toolbox met les compétences de son réseau de volontaires aux services des association actives dans le secteur social

Renforcer les actions et l’impact des associations grâce à 145 experts volontaires, c’est la mission de ToolBox depuis 2003.
ToolBox est certainement l’organisation la plus structurée et la plus professionnelle en Belgique en matière de développement de synergies entre les associations et les experts du secteur marchand.

Comment permettre aux associations d’avoir plus d’impact ?

Les associations caritatives font face à un manque de ressources financières, humaines et matérielles. La bonne volonté ne suffit pas. Les modes de financement officiels et le mécénat d’entreprise sont systématiquement revus à la baisse. Pour atteindre les objectifs que les associations se sont fixés, l’optimisation de leur fonctionnement est essentielle. La professionnalisation des métiers de support tel que la gestion financière, la gestion des ressources humaines, la communication, le management… est un enjeu majeur.

Créée en 2003, ToolBox se fixe la mission suivante : « permettre aux associations qui sont en demande, de mieux servir leurs objectifs sociaux en travaillant sur leur mode de gestion grâce à l’accompagnement d’experts du monde de l’entreprise. » précise Eric Vankeerberghen, directeur de ToolBox.

Concrètement, ToolBox met les associations demandeuses en relation avec un duo de volontaires qui a développé son expertise dans la problématique rencontrée par l’organisation caritative.
Démarche qualitative et professionnelle.

L’approche de ToolBox est remarquable par le degré de structuration et de professionnalisation.
La démarche se base sur trois piliers : la sélection des volontaires, la sélection des associations soutenues, le développement d’outils, de référentiels et de méthodologies spécifiques.

Qui sont les experts ?

Les volontaires ToolBox sont au nombre de 145 en 2015. Ils étaient 68 en 2010. La moyenne d’âge est de 49 ans.
Chaque bénévole présente un parcours professionnel qui lui a permis de développer un haut niveau de compétences dans un ou plusieurs des domaines suivants : mission, vision, stratégie, direction générale, organisation, finance, communication, marketing, ressources humaines, informatique, conseil juridique, gouvernance et participation à un conseil d’administration. Les candidats bénévoles sont sélectionnés afin de garantir la qualité de l’accompagnement qui pourra être délivré aux organisations caritatives. Etre actif dans le monde du travail est par exemple un critère incontournable. A de rares exceptions près, ToolBox fait donc l’impasse sur les étudiants, les jeunes diplômés et les retraités.

Le volontaire sera également évalué sur ses capacités d’écoute, d’empathie, d’ouverture d’esprit, d’humilité. « « C’est important que le bénévole puisse accepter qu’il n’est pas nécessairement le bienvenu a priori ; qu’il ne se présente pas à l’équipe comme celui qui sait tout. » explique Eric Vankeerberghen

Qu’est-ce qui poussent les bénévoles-experts à s’engager auprès de ToolBox ?

Les volontaires ToolBox ont atteint une période de la vie où ils sont en réflexion sur eux-mêmes : évaluation du chemin accompli, gratitude vis-à-vis du parcours réalisé et de la qualité de vie dont ils jouissent, bilan de l’expérience accumulée. Cette réflexion débouche sur le besoin de rendre d’une manière ou d’une autre à la société ce qu’ils ont reçu.

« Dans la vie professionnelle en entreprise, les individus sont confrontés à un environnement qui est de moins en moins porteur de valeurs humaines voire à un environnement complètement aride et qui au bout d’un moment crée un manque. Le bénévole identifie le besoin de s’immerger dans un monde différent, dans des structures plus petites et plus centrées sur des valeurs humaines. » d’après Eric Vankeerberghen.

Du coaching, de l’accompagnement.

Le positionnement de ToolBox est clair. Le duo d’experts doit développer une approche d’accompagnement, de coaching. Pour Eric Vankeerberghen, c’est essentiel de distinguer leur démarche de la consultance. L’objectif n’est pas d’analyser la problématique et de délivrer une liste de recommandations à l’équipe de l’association. La méthodologie mise en place vise à développer avec l’équipe de l’organisation caritative la solution recherchée. Les bénévoles partent de la situation initiale et aident le personnel de l’association à développer sa capacité de réflexion, ses compétences et de créer la solution qui leur conviendra le mieux. « L’initiative, le travail est réalisé par les membres de l’association. Les experts bénévoles de ToolBox ont pour mission de structurer, encadrer, documenter la réflexion que l’association a choisi d’entreprendre. »

Quelles sont les associations qui peuvent bénéficier des services de ToolBox ?

Lors de sa fondation, ToolBox a focalisé son action sur les associations de taille moyenne à finalités sociales. Selon Eric Vankeerberghen, la taille de l’organisation non marchande et la motivation du conseil administratif sont des critères décisifs.
Si l’organisation est trop petite, elle n’aura pas les moyens pour mettre en œuvre les solutions identifiées. Si l’organisation est plutôt importante (au-delà de 20 équivalents temps plein), elle a déjà les moyens en interne ou grâce à des soutiens externes pour se développer.
Pour que les volontaires ToolBox puissent intervenir il faut que le nombre de ressources soit suffisant pour permettre le déploiement des solutions envisagées.

Le deuxième critère essentiel est la motivation. Le conseil d’administration de l’organisation caritative doit être convaincu du bienfondé de la démarche. Il doit mettre tout en œuvre pour assurer la réussite du coaching ToolBox. Un chef de projet motivé et compétent doit être identifié. Sans un relais fiable et réactif au cœur de l’association, l’accompagnement des volontaires-experts est voué à l’échec.

Le cadre méthodologique.

En fonction des besoins de l’association demandeuse, un duo de volontaires ToolBox est défini. Chaque bénévole est libre d’accepter ou de refuser la mission.

Ensuite le déroulement suit un processus bien défini qui passe au minimum par les étapes suivantes :
1. L’analyse de la situation existante. Le duo ToolBox mène un screening 360° de l’association. L’objectif est de réaliser une photographie à un temps T de l’organisation. L’étude passe entre autre par une enquête en ligne auprès d’une partie des membres de l’association demandeuse.

2. Les résultats de cette étude sont présentés lors d’un workshop à l’équipe de l’organisation caritative. L’objectif est de partager une vue commune fiable et nuancée de l’organisation interne et des enjeux auxquels elle est confrontée. L’échange sur les résultats est donc une étape importante. L’analyse permet d’identifier quelles sont les priorités pour l’association. Est-ce que la demande que l’association a soumise à ToolBox correspond réellement aux besoins prioritaires de l’organisation ?

« Dans 6 à 7 cas sur 10, la mission avec laquelle l’association s’adresse à ToolBox ne correspond pas à la 1ère mission sur laquelle les volontaires ToolBox vont travailler. » Par exemple, les membres de l’association n’ont pas une vision claire et partagée des fondamentaux de leur organisation comme la vision – la mission – les valeurs et de l’environnement « concurrentiel » dans lequel ils évoluent. Ils ont une faible perception de quels sont leurs atouts et de quels sont les traits distinctifs qui leur permettent de se valoriser vis-à-vis d’éventuels mécènes. La première mission de ToolBox sera donc de redéfinir ces fondamentaux et d’aligner toute l’équipe sur cette vision commune. Cette mission sera un prérequis pour adresser la demande initiale de l’organisation.

3. Un contrat est signé entre les parties prenantes. Ce document garanti que tous les intervenants adhèrent à la solution proposée et aux modes de fonctionnement qui aura été défini en concertation.

En moyenne, une mission dure 18 mois. Les volontaires ToolBox consacrent 8 heures par mois à leur mission de coaching.

Sur le site de ToolBox, les experts ont accès à une plateforme où ils retrouvent une documentation, un référentiel, des méthodologies communes… Les outils méthodologiques ont été l’objet d’un accompagnement par McKinsey dès la création de ToolBox.
Au niveau de l’encadrement, Joelle Bragard et Eric Vankeerberghen, les deux coordinateurs, organisent des sessions d’information à l’attention des bénévoles et des associations qu’ils accompagnent. Les coordinateurs ont également pour mission de sélectionner les volontaires et les associations candidats, d’assurer le suivi et d’accompagner les duos d’experts…

ToolBox en interne.

Les projets d’accompagnement ToolBox se déroulent dans 50% des cas en Région Bruxelloise. L’association est également active en Région Flamande et en Région Wallonne.
Le déploiement de ToolBox sur tout le territoire belge fait partie des objectifs à moyen terme de l’organisation.

Jusqu’à ce jour, ToolBox a joui d’un excellent bouche à oreille qui a été le moteur de son expansion. ToolBox envisage de faire appel à d’autres modes de communication pour soutenir son évolution.

En 2013, ToolBox a fait appel à l’Antwerp Management School et la Solvay Brussels School pour mener une étude d’impact sur les actions réalisées par l’organisation. Les résultats mettent en exergue le professionnalisme et l’efficacité durable des missions. Les organisations bénéficiaires ont évalué positivement l’accompagnement des volontaires ToolBox.

D’un point de vue financier, ToolBox jusqu’en 2013 fonctionnait quasi intégralement grâce au mécénat de fondations, d’entreprises et de particuliers. L’objectif pour fin 2017 est de dorénavant couvrir 50% des besoins financiers grâce aux cotisations des associations qui font appel à leurs services. Cet objectif est en bonne voie d’être atteint.

ToolBox et les entreprises.

ToolBox a approché les entreprises pour obtenir des financements qui lui permettent de fonctionner. Parmi ces entreprises se retrouvent notamment Belgacom, Delhaize, la Banque Degroof, Infrabel.

Le développement du réseau d’experts bénévoles peut aussi passer par une relation soutenue avec les entreprises. Par exemple, ToolBox a développé une collaboration avec Belgacom pour motiver les employés de l’entreprise à intégrer le réseau. Actuellement, ToolBox compte encore parmi ces membres actifs des employés de l’entreprise de télécommunication.

Le rapprochement entre ToolBox et une entreprise peut passer par un expert-volontaire. C’est le cas d’IBM qui a soutenu ToolBox grâce à l’intervention d’un de ses employés membre du réseau. D’autres collaborateurs de l’entreprise ont entre-temps rejoint le réseau de bénévoles.

De manière générale la création d’une relation entre ToolBox et les entreprises est laborieuse. D’une part cet axe de développement ne fait pas partie des priorités stratégiques de ToolBox. D’autre part, c’est important pour les coordinateurs de ToolBox d’identifier les entreprises qui comprennent qu’au-delà du « window-dressing » la collaboration avec ToolBox est  un excellent levier RH. La collaboration avec ToolBox est un très bon  moyen de renforcer leur crédibilité auprès de leurs propres employés et de leur offrir au travers de la participation à des missions  un outil de développement personnel.

Ma rencontre avec Eric Vankeerberghen a été très intéressante. Comment ToolBox s’est développée, quels outils elle a mis en œuvre pour rester alignée à sa mission, comment l’équipe aborde les autres associations et les accompagne pour qu’elles atteignent leurs objectifs… Notre échange était très instructif.
Est-ce que vous connaissiez ToolBox?
Est ce que le volontariat de compétence est une forme d’investissement qui vous attire?
Est-ce que l’entreprise dans laquelle vous travaillez pourrait s’investir dans ce type d’approche?
Merci de partager votre opinion et votre retour d’expérience.

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